De eerste client meeting

Dinsdag was het zover, mijn eerste client meeting. Om 9 uur zouden we vertrekken naar de klant. Ik had nog even snel wat achtergrondinformatie door kunnen lezen, maar wat meteen opviel is dat het een Japanse klant was, wat altijd garant staat voor aparte ervaringen.

Zo ook deze keer. De collega’s waar ik mee zou gaan waren al naar beneden vertrokken, dus ik erachteraan in de hoop ze nog te achterhalen voor ze in de taxi zouden stappen. De haast bleek echter zonde van de tijd. Naar klanten ga je niet met een taxi. Ernst & Young heeft eigen auto’s met chauffeur. Onze auto was een SUV. Waar ik me in het begin nog afvroeg waarom het in vredesnaam een SUV was, zou dat spoedig duidelijk worden. Het verkeer is namelijk een complete chaos en het stond muur een muurvast. Daarom spreekt men hier ook niet een specifieke tijd af voor een meeting, maar meer een tijdsbestek waain men verwacht er te kunnen zijn rekening houdend met het verkeer. Net buiten Ho Chi Minh begon het al. Er wordt massaal over vluchtstrook gereden in de poging 1 of 2 plaatsjes op te kunnen schuiven. Toen er daarnaast nog een stuk onverhard bijkwam werd ook daar door vele automobilisten en zelfs vrachtauto’s en bussen gretig gebruik van gemaakt. Zelfs tankstations worden gebruikt/misbruikt om te proberen een paar plaatsjes op te kunnen schuiven.

Na dik een uur kwamen we bij de klant aan. Nu heb ik in het verleden redelijk wat werk gedaan voor Japanse klanten dus ik was enigszins voorbereid, maar dit verbaasde me toch weer. Bij de ingang werden we vriendelijk gevraagd om onze schoenen uit te trekken. Vervolgens kregen we slippers om op de slopen. Helaas waren ze niet helemaal op een Westerse maat 44/45 berekend, maar ze matchten qua kleur in ieder geval mooi bij mijn pak :-)
Toen we het kantoor binnenkwamen op weg naar de vergaderkamer stonden alle medewerkers braaf op en begonnen te buigen voor ons. Een beleefde Japanse manier om gasten welkom te heten. Daarna hadden we meetings met 2 hoge mensen van finance. Het verbaast je dan toch enigszins als deze 2 dan ook op slippers binnenkomen en hele simpele, vale werkkleding aan hebben die door het bedrijf verstrekt wordt.

Daarna begon het feest. Er zou een tolk komen, te weten iemand van het kantoor in Hanoi. Het is heel gebruikelijk bij Japanse klanten dat er iemand er iemand meegaat die Japans spreekt en tolkt. Dit omdat veel Japanners slecht Engels spreken. Dit zijn veelal mensen die door de Japanse firma voor een bepaalde periode naar het land (in dit geval Vietnam) uitgezonden worden om de klantencontacten te onderhouden en een stukje business development te doen. Japanse klanten hechten hier heel veel waarde aan omdat ze het toch prettig vinden zich in hun eigen taal te kunnen uiten.

Een beetje jammer was dat onze collega ingevlogen kwam vanuit Hanoi dezelfde ochtend en enigszins vertraagd was. Toen hij er eenmaal was kon de meeting beginnen. Ik geloof niet dat hij heel erg een idee had naar welke informatie we op zoek waren, maar de goede man deed zijn best.

Het verbazingwekkende bij Japanse klanten is ook dat als je 3 keer dezelfde vraag stelt en zeker als je hem dan net iets anders formuleert, je best 3 keer een verschillend antwoord kunt krijgen.

Zo ook vandaag. Of de vraag of er contracten waren tussen het bedrijf en hoofdkantoor in Japan kregen we eerst het antwoord “nee”. Toen we daarna de vraag anders herhaalden kregen we het antwoord “ja” en toen we het daarna wilden verifieren kregen we het antwoord “dat moeten we even nakijken”. Ik denk dat het een cultuurverschil is. Aziaten zullen bijna nooit ergens heel stellig “ja” of “nee” op zeggen. Een antwoord geven wat achteraf fout blijkt te zijn, is blijkbaar een grotere schande dan om de pot heen draaien. Wat een beetje zonde is van de meetingtijd (onze uren moeten immers ook betaald worden), maar goed daar schijnen ze zich toch minder druk om te maken. Het werkt alleen niet in je voordeel (en in het voordeel van de klant) als je op heel veel vragen 3 verschillende antwoorden krijgt. Dan is het meestal een teken dat ze achterdochtig zijn en niet meteen alles willen delen. Dus geprobeerd zo goed en zo kwaad mogelijk in ieder geval de basisinformatie te verkrijgen die we minimaal nodig dachten te hebben en besloten dit maar te verwerken in een document. Dit document bieden we dan aan om het door de klant te laten verifieren. Dit is vaak een geijkte manier om dit soort dingen te ondervangen. Een document kunnen ze namelijk naar het hoofdkantoor doorsturen voor goedkeuringn en blijven zij zelf buiten schot als er iets in staat wat niet goed of niet waar is.

Al met al weer een hele ervaring. Zeker gezien het feit dat de terugreis net zo enerverend was als de heenreis.